Når det via telefonkæden er fastslået, hvilke personer der er til stede, nedsættes – efter behov – en krisestab og en eller flere kriseindsatsgrupper.
Alt efter krisens beskaffenhed kan krisestab og kriseindsatsgruppe være bemandet delvist eller fuldt ud som beskrevet nedenfor eller tilføres ekstra ressourcer. Krisestabens og kriseindsatsgruppens medlemmer skal være kontaktbare, og direktøren afgør, om krisens beskaffenhed nødvendiggør, at krisestaben skal samles fysisk.
Når myndighederne (politi, brandvæsen) er til stede på åstedet, fungerer en myndighedsperson som øverste leder af kriseindsatsen og træffer beslutningen om alle sikkerhedsforanstaltninger såsom igangsætning af evakuering m.v.
Krisestaben
Krisestaben består af personer, som hver især har ansvaret for krisehåndteringen inden for deres respektive portefølje.
I udgangspunktet består krisestaben af universitetsdirektøren, College360's presse- og kommunikationschef, ledelsens Stab samt ledere for kommunikation og det tekniske område. Krisestabens medlemmer er således direktørens kontaktpunkter inden for drift, presse, kommunikation og ledelse. Hvis der findes et åsted, vil College360's presse- og kommunikationschef dog typisk være til stedet på åstedet og varetage funktionen som presseansvarlig på åstedet.
Direktøren vurderer, om krisestaben skal samles fysisk. I givet fald arbejder gruppen fra fælleskontoret i Kommunikation og Presse, hvis ikke andet aftales.
Kommunikationen til krisestaben foregår mellem medarbejder og den relevante repræsentant i krisestaben.
Direktøren (eller dennes stedfortræder fra ledelsen) er den øverste ansvarlige for krisehåndteringen, leder krisestaben og træffer alle væsentlige afgørelser på skolens vegne.
Direktøren skal sikre, at der indkaldes psykologisk krisehjælp, hvis der er behov for dette, vurdere konsekvenser for driften og kontakte relevante ledere for at sikre driften samt informere øvrige interessenter.
Desuden skal direktøren sikre, at krisen afblæses, når det er relevant, og at debrief aftales.
Kriseindsatsgruppen
Kriseindsatsgruppen består af de personer på en bestemt lokalitet, som leder krisehåndteringen lokalt. Ledelsesrepræsentanten leder gruppen og træffer lokale beslutninger. Vidtgående beslutninger skal, om muligt, cleares med direktøren.
Kriseindsatsgruppen består akut af de tilstedeværende personer, som bedst kan varetage opgaven. I kriseindsatsgruppen skal der være personer indenfor den lokale drift, kommunikation og presse.
College360's presse- og kommunikationschef og teknisk chef (eller deres stedfortrædere) udpeger hver en person inden for hvert spor til krisestab og kriseindsatsgruppe(r).
Afhængigt af krisens karakter og omfang kan en person deltage i begge grupper.
Såfremt politiet etablerer et samlingspunkt på åstedet, vil dette typisk også være kriseindsatsgruppens mødested.
Kriseindsatsgruppens ledelsesrepræsentant leder kriseindsatsgruppen. Øverste leder (dekan, institutleder) på åstedet er som udgangspunkt ledelsesrepræsentant. Om nødvendigt udpeger direktøren, hvem der er kriseindsatsgruppens ledelsesrepræsentant.
Kriseindsatsgruppens driftsansvarlige har ansvar for at sikre den fysiske sikkerhed for mennesker, dyr, miljø og værdier og at bistå myndighedernes indsatsleder, når denne er til stede.
Kriseindsatsgruppens presseansvarlige er ansvarlig for kontakten med den presse, der er til stede på åstedet, og koordinerer udtalelser med myndighedernes indsatsleder.
Kriseindsatsgruppens kommunikationskoordinator er ansvarlig for at sikre, at alle informationer om ændringer i krisesituationen, trufne lokale beslutninger og meddelelser til pressen bliver videreformidlet til de relevante personer i krisestaben af enten koordinatoren selv eller andre medlemmer af kriseindsatsgruppen.
